Términos y Condiciones Terms and Conditions

Los presentes Términos y Condiciones Generales de Servicios regulan la prestación de servicios profesionales por parte de Ethia Compliance Limitada (en adelante, "Ethia" o "Ethia Compliance").

Ethia es una consultora especializada en cumplimiento normativo, ética corporativa, gestión y auditoría de riesgos regulatorios, sistemas de compliance y materias relacionadas.

Estos términos y condiciones generales serán parte integrante de todas las propuestas comerciales, contratos o acuerdos de servicio celebrados entre Ethia y sus clientes.

Ethia presta servicios profesionales de consultoría y asesoría en diferentes materias, los cuales serán descritos en las respectivas propuestas de servicios, acuerdos o contratos que suscriban las partes. Los servicios de Ethia excluirán cualquier alcance que no esté expresamente comprendido en la descripción del servicio, pudiendo las partes evaluar la contratación separada de otros servicios diferentes o complementarios en cualquier momento de la ejecución de los servicios.

En el caso de los productos especiales de Ethia como MiDPO, EthiaPulse u otros, el alcance de los servicios estará dado por los alcances comunicados para cada uno de ellos.

Las recomendaciones entregadas por Ethia constituyen opiniones profesionales basadas en la información disponible al momento de su elaboración. En términos generales, los servicios prestados por Ethia son de carácter consultivo, por lo que será responsabilidad del Cliente la implementación de las recomendaciones e indicaciones para cada caso.

La contratación de Ethia no implica la representación legal del Cliente ante tribunales u otras autoridades, salvo acuerdo expreso y por escrito.

La consultoría realizada por Ethia parte sobre la base de la información y antecedentes proporcionados por el Cliente, por lo que será una obligación esencial de éste proporcionar información veraz, completa y oportuna.

Del mismo modo, el Cliente procurará nombrar uno o más responsables internos para facilitar la comunicación en la ejecución del servicio, así como colaborar razonablemente con la entrega de información, documentación u otros antecedentes requeridos para la consultoría.

No será imputable a Ethia el retraso o contingencias en la prestación de servicios derivados de información incorrecta, incompleta o falta de cooperación del Cliente.

Los honorarios serán aquellos indicados en la propuesta de servicios, acuerdos o contratos convenidos por las partes. Las formas de pago se definirán en las condiciones de los servicios particulares o las definidas en los productos jurídicos, según sea el caso.

Los servicios prestados no incluirán otros gastos y expensas derivados del servicio, los cuales serán de cargo del Cliente salvo pacto expreso en contrario. Los gastos deberán ser previamente comunicados y aprobados por el Cliente, dentro de los cuales se incluyen pero no se limitan a viajes, alojamientos, peritajes, informes, inscripciones, copias, entre otros.

Las facturas emitidas por Ethia serán pagadas dentro de 30 días corridos desde su emisión. Ethia, por medio de sus productos jurídicos, podrá tener servicios sujetos a suscripción, los cuales serán cobrados y facturados de manera anticipada y/o con condiciones especiales oportunamente comunicadas al Cliente.

En caso que el Cliente requiera de la emisión de una orden de compra, prefactura, hoja de servicio u otro proceso de facturación específico, deberá comunicarlo oportunamente a Ethia y, en cualquier caso, el Cliente dispondrá de 5 días corridos para su gestión, observación y aprobación. Si transcurre dicho plazo sin comunicación en particular o acuerdo en contrario de las partes, se entenderán como aceptados los montos pendientes y Ethia se reserva el derecho a facturarlos.

El no pago de los honorarios dará derecho a Ethia a la suspensión o término del servicio conforme a la Cláusula de Vigencia, Suspensión y Terminación de los Servicios, sin perjuicio del derecho a cobrar intereses que resulten aplicables conforme a la ley.

Ethia prestará sus servicios con independencia profesional. La prestación de servicios no genera relación laboral, societaria ni de subordinación entre Ethia y el Cliente.

Ethia podrá subcontratar la prestación de servicios o apoyarse en consultores externos o especialistas para la ejecución de determinadas partes del servicio. En dichos casos, la administración del servicio será de exclusiva responsabilidad de Ethia, quien procurará que dichos colaboradores cumplan obligaciones equivalentes de confidencialidad.

Los presentes términos y condiciones serán vinculantes para Ethia y el Cliente, siendo los únicos responsables del cumplimiento de los derechos y obligaciones dispuestas para la ejecución de servicios. En virtud de lo anterior, en ningún caso la responsabilidad alcanzará a los socios, representantes legales ni colaboradores de cualquiera de las partes.

Ethia se compromete a realizar los esfuerzos adecuados y razonables para que la prestación de servicios proteja los intereses del Cliente y el cumplimiento de la normativa vigente. Las partes reconocen que Ethia, en sus servicios de consultoría y asesoría, estará sujeta a las obligaciones de medio respectivas al servicio, sin poder garantizar un resultado específico para el Cliente, quien deberá emplear los recursos y medidas necesarias para la adecuada consecución de los objetivos planteados.

La responsabilidad derivada de la prestación de servicios estará limitada al valor del contrato, más intereses, reajustes y gastos asociados al servicio o el cobro del mismo. No serán aplicables indemnizaciones por daños indirectos. Con todo, estas limitaciones de responsabilidad no serán aplicables a infracciones a las obligaciones de respeto de derechos de propiedad intelectual, confidencialidad, incumplimientos dolosos o los demás supuestos contenidos en estos términos y condiciones.

8.1. Duración del servicio. La vigencia del contrato de prestación de servicios estará sometida al acuerdo de las partes en virtud de las tareas encomendadas; a falta de acuerdo expreso, se sujetarán a las siguientes reglas: (i) Asesoría permanente o con periodicidad definida: vigencia indefinida; (ii) Asesoría de servicio específico: vigente hasta que el servicio esté totalmente ejecutado; (iii) Productos o servicios legales: los servicios especiales de Ethia mediante sus productos estarán sujetos a sus condiciones particulares de contratación.

8.2. Suspensión de servicios. En caso de incumplimiento de los plazos de pago convenidos, Ethia se reserva el derecho a suspender la provisión de servicios, sin necesidad de autorización convencional o judicial alguna. La suspensión de servicios por esta causa no constituirá un incumplimiento en la provisión de servicios convenidos por parte de Ethia.

8.3. Terminación de los servicios. Los servicios convenidos podrán ser terminados por las partes, mediante comunicación por correo electrónico, en los siguientes supuestos:

• Término del servicio encargado: al final del plazo convenido o el servicio encargado conforme lo acordado por las partes.
• Término unilateral sin expresión de causa: cualquiera de las partes podrá terminar los servicios previa notificación de a lo menos 60 días corridos de anticipación a la fecha de cese de servicios.
• Término por incumplimiento de contrato: cualquiera de las partes podrá terminar los servicios de manera inmediata en caso de incumplimiento grave de las obligaciones. Las partes se comprometen a ejecutar el contrato de buena fe y se sujetarán a lo dispuesto en la Cláusula de Resolución de Controversias.

Lo anterior sin perjuicio de la posibilidad de las partes de convenir por mutuo acuerdo condiciones y plazos diferentes para el término de los servicios.

La terminación de los servicios no dará derecho a las partes a indemnización de perjuicios de ningún tipo, salvo el pago de los honorarios o gastos devengados hasta el término efectivo de la prestación de servicios, más reajustes e intereses. Lo anterior no será aplicable en caso de término por incumplimiento grave, en el cual las partes deberán regirse por lo dispuesto en la Cláusula de Resolución de Controversias.

9.1. Deber de confidencialidad y reserva. Atendidos los servicios entregados, las partes se obligan a mantener estricta reserva respecto de toda la información, documentación, antecedentes, comunicaciones electrónicas, procesos, metodologías, actividades o cualquier otro antecedente al que tengan acceso con ocasión de la prestación de los servicios de Ethia. Asimismo, se considerará información confidencial cualquier información expresamente identificada como secreta o confidencial, así como aquella que, por su naturaleza o contexto, razonablemente deba entenderse como tal.

9.2. Propiedad de la información. Toda la información, antecedentes o materiales proporcionados por una de las partes a la otra en el marco de los servicios seguirá siendo de propiedad de la parte que los haya puesto a disposición. Dicha información no podrá ser utilizada para fines distintos de aquellos asociados a la prestación de los servicios ni divulgada a terceros sin la autorización previa y por escrito de la parte titular.

9.3. Uso restringido de la información. Las partes se obligan a utilizar la información confidencial únicamente para los fines relacionados con la prestación de los servicios contratados, comprometiéndose a no reproducir, divulgar, transferir, publicar o poner a disposición de terceros dicha información sin autorización previa y escrita de la parte propietaria.

9.4. Estándar de protección. Cada parte deberá adoptar al menos el mismo grado de diligencia y cuidado que emplea para proteger su propia información confidencial, y en ningún caso un estándar inferior al que razonablemente aplicaría una empresa diligente.

9.5. Excepciones. Las obligaciones de confidencialidad no se aplicarán respecto de información que: (i) sea o llegue a ser de dominio público sin infracción de esta cláusula; (ii) la parte receptora pueda demostrar que conocía legítimamente con anterioridad; (iii) haya sido desarrollada de forma independiente por la parte receptora; o (iv) deba ser divulgada en cumplimiento de una orden válida de autoridad competente, siempre que, cuando sea legalmente posible, se notifique previamente por escrito a la otra parte.

10.1. Alcance general. Todos los informes, reportes, presentaciones, diagnósticos, análisis, documentos, plantillas, metodologías, técnicas, bases de datos, herramientas, contenidos de capacitación, plataformas, códigos fuente, diagramas, marcas, sistemas, modelos de trabajo, know-how y cualquier material tangible o intangible, desarrollado, utilizado o puesto a disposición por Ethia, se encuentran protegidos por las normas de propiedad intelectual y demás normativa aplicable. Salvo disposición expresa en contrario, dichos contenidos son de propiedad de Ethia o de sus respectivos titulares.

La contratación de los servicios de Ethia no implicará en ningún caso la cesión o transferencia de derechos de propiedad intelectual. Se otorgan únicamente los derechos de uso establecidos en la presente cláusula.

10.2. Entregables del servicio. Los informes, reportes, diagnósticos, recomendaciones y demás documentos elaborados específicamente para el cliente en el marco de los servicios contratados (los "Entregables") podrán ser utilizados por el Cliente exclusivamente para fines internos de su organización. Su uso no implicará la transferencia de derechos sobre las metodologías, herramientas o know-how utilizados por Ethia para su elaboración, salvo pacto expreso por escrito.

10.3. Metodologías, herramientas y know-how. Las metodologías, marcos de trabajo, técnicas, herramientas, plantillas, modelos de análisis, criterios de evaluación, procedimientos, sistemas de gestión, buenas prácticas y know-how utilizados por Ethia son y continuarán siendo de su exclusiva propiedad. El cliente no podrá reproducir, adaptar, replicar, transferir, licenciar ni explotar dichas metodologías o herramientas sin la autorización previa y por escrito de Ethia.

10.4. Uso de plataformas y herramientas digitales. Cuando los servicios contemplen el acceso o uso de plataformas digitales, repositorios de información o herramientas tecnológicas facilitados por Ethia o por terceros autorizados, dichos recursos deberán ser utilizados únicamente para los fines asociados a los servicios contratados. Los accesos asignados a usuarios del cliente tendrán carácter personal e intransferible.

10.5. Materiales de capacitación. Los materiales utilizados o entregados en el contexto de capacitaciones, talleres, cursos u otras actividades formativas son de propiedad de Ethia y se entregan exclusivamente para fines de formación interna del cliente. Dichos materiales no podrán ser reproducidos, distribuidos, publicados, comercializados ni utilizados para fines distintos de los servicios contratados sin la autorización previa y por escrito de Ethia.

En el marco de la prestación de servicios, el Cliente autoriza a Ethia a utilizar su nombre o logo en secciones de identificación de clientes de su sitio web o presentaciones corporativas. El Cliente podrá en todo momento revocar la presente autorización y solicitar la debida reserva de su nombre.

En ningún caso el ejercicio de la presente autorización podrá implicar una infracción a los deberes de confidencialidad y reserva de Ethia.

Ethia tratará los datos personales conforme a la legislación aplicable en materia de protección de datos personales y el sistema de gestión de protección de datos personales implementado para estos efectos.

Los detalles del tratamiento se encuentran en la Política de Privacidad de Ethia, disponible en: www.ethiacompliance.com/politica-privacidad

Ethia Compliance promueve el uso responsable y ético de las tecnologías para la prestación de servicios, incluidas herramientas de inteligencia artificial.

Para esto, la empresa cuenta con un Protocolo de Uso de IA que define buenas prácticas, medidas de seguridad y usos permitidos y prohibidos, generando un estándar de alto nivel de selectividad en su uso para el debido resguardo de la información propia y de nuestros Clientes, así como para la protección de derechos fundamentales que puedan verse afectados.

14.1. Compromiso Ethia. La consultora mantiene y promueve un sistema de integridad corporativa orientado a asegurar el cumplimiento de la normativa aplicable, prevenir conductas indebidas y fomentar altos estándares éticos en el desarrollo de sus actividades profesionales.

14.2. Modelo de Prevención de Delitos. Ethia mantiene vigente un sistema de gestión de prevención de delitos conforme a la normativa aplicable y a las buenas prácticas en materia de cumplimiento corporativo. Este sistema considera, entre otros elementos, políticas internas, controles de cumplimiento y mecanismos de monitoreo destinados a mitigar riesgos asociados a delitos económicos y de corrupción. Consulta nuestra Política de Prevención de Delitos.

14.3. Canal Ético. Ethia dispone de un Canal Ético destinado a recibir comunicaciones relacionadas con eventuales incumplimientos normativos, conductas contrarias a la ética profesional o infracciones a las políticas internas de la organización. El canal está disponible en nuestra y en el correo electrónico canaletico@ethiacompliance.com.

14.4. Conflictos de Intereses. Ethia procurará evitar situaciones que puedan generar conflictos de interés en el desarrollo de los servicios profesionales. En caso de identificarse un conflicto de interés real o potencial que pueda afectar la independencia profesional o la adecuada prestación de los servicios, Ethia lo comunicará oportunamente al Cliente y propondrá las medidas razonables de mitigación o gestión que resulten pertinentes.

Cualquier controversia derivada de los servicios de Ethia, incluida la validez, interpretación, cumplimiento, ejecución o término de los servicios, las disposiciones de este documento u otros acuerdos adicionales, se someterá a un proceso escalonado de resolución.

Negociación directa: las partes deberán tener al menos un acercamiento para la exploración de una solución ágil y eficaz que satisfaga sus intereses, propendiendo a cultivar una relación basada en la buena fe y continuidad de servicios.

Mediación: en caso de no existir acuerdo por medio de negociación directa, las partes nombrarán de común acuerdo un mediador independiente para la solución del conflicto.

Arbitraje: si no fuese posible un acuerdo, las partes someterán el conflicto a un proceso arbitral de única instancia y sin ulterior recurso ante un árbitro mixto, conforme al Reglamento Procesal de Arbitraje vigente del Centro de Arbitraje y Mediación de Santiago (CAMS). En contra de las resoluciones del árbitro no procederá recurso alguno, por lo que las partes renuncian expresamente a ellos. El árbitro queda especialmente facultado para resolver todo asunto relacionado con su competencia y/o jurisdicción.

Respecto del cobro de honorarios y gastos derivados de los servicios entregados por Ethia, ésta se reserva el derecho de acudir a tribunales ordinarios de justicia para perseguir dichos cobros, una vez frustrada la opción de negociación directa.

Las presentes condiciones de servicios no requerirán firma de las partes y se entenderán aceptadas mediante la aceptación escrita de la propuesta de servicios enviada por Ethia, salvo que las partes acuerden expresamente y por escrito un mecanismo distinto.

En caso de existir un contrato suscrito entre las partes, primarán las estipulaciones de dicho contrato, siendo aplicables estos términos y condiciones generales en todo aquello que resulte compatible y/o no se oponga a lo establecido en él.

Los presentes términos y condiciones no se entenderán modificados tácita ni presuntivamente por el solo hecho de que una o ambas partes adopten conductas distintas a las pactadas en este instrumento.

Si cualquiera de sus disposiciones fuere declarada nula, inválida o inoponible, dicha circunstancia no afectará la validez ni la vigencia de las restantes cláusulas.

Cualquier modificación, renuncia o término de las disposiciones de los presentes Términos y Condiciones, así como cualquier declaración, promesa o condición relacionada con su objeto, sólo producirá efectos si consta por escrito y ha sido expresamente acordada por las partes.

La tolerancia, abstención u omisión por parte de cualquiera de las partes en el ejercicio de los derechos o facultades que les correspondan conforme a la ley o a estos Términos y Condiciones no constituirá renuncia a dichos derechos o facultades, ni impedirá su ejercicio en cualquier momento.

Para todos los efectos derivados de la prestación de servicios de Ethia, las partes fijan su domicilio en la ciudad y comuna de Santiago y acuerdan que la relación contractual se regirá por las leyes de la República de Chile.

Para consultas sobre estos Términos y Condiciones, puedes contactarnos a través de los siguientes canales:

Ethia Compliance Limitada — Santiago, Chile